Veel e-mail systemen behoren tot de belangrijkste communicatiegereedschappen van een organisatie.  Deze maakt deel uit van onderstaand communicatieoverzicht:

1. Telefoon (vast en mobiel)
2. E-mail
3. Post
4. Fax
5. SMS
6. Instant Messages (IM)

Mobiliteit vereist integratie telefonie en e-mail

De mobiliteit neemt toe waardoor vaste telefonie verplaatst naar mobiele telefonie. E-mail is PC gebonden maar dit is inmiddels een bijzonder belangrijk communicatiemedium geworden. Logisch om mobiele telefoons uit te rusten met e-mail functionaliteit.

Verbetering mobiliteit door gebruik van webmail

De mobiliteit wordt aanzienlijk verbeterd indien de e-mail voorzieningen niet gebonden zijn aan een vaste werkplek. Webmail maakt dit mogelijk. De meeste e-mail systemen hebben een vorm van webmail. Deze functionaliteit kan verder worden uitgebreid door:

1. Gemeenschappelijke agenda's, documenten en taken
2. Goede zoekfunctie binnen e-mail voorzieningen

Toegankelijkheid van informatie met GroupWare functionaliteit

Veel goedkopere standaard e-mail systemen beschikken niet over de zogeheten GroupWare functionalteit waarmee gebruikers informatie kunnen delen zoals e-mail / bestanden / agenda's. Vaak wordt alles heen en weer ge-emaild zodat de andere partij ook het bestand heeft.