De grotere e-mail systemen zijn als een auto, deze moet het gewoon doen en we accepteren dat deze auto af en toe naar de garage moet voor een onderhoudsbeurt. Andere vergelijken tussen e-mail en een auto gaan ook op:
- Slijtage, door gebruik zullen er meer problemen optreden waardoor op een gegeven moment de auto vervangen moet worden (beschikbaarheid, betrouwbaarheid lager, kosten onderhoud hoger)
- Een nieuwe robuuste rauto is over het algemeen duurder.
- If it aint broke, don't fix it.
- Naarmate een auto complexer is, zal er meer onderhoud moeten worden uitgevoerd (lees beheer).
- Een auto die zowel familieauto, raceauto, multipurpose, of the road is, zal meer gan lijken op een maatwerkuitvoering. U betaalt hiervoor de hoofdprijs, niet alleen in aanschaf maar ook in operationele kosten.
Nu even terug naar de e-mail systemen. Veel organisaties zien e-mail als kritisch en zullen hier zo min mogelijk aan "sleutelen". De slijtage wordt veroorzaakt door allerlei updates en aanpassingen zodat het systeem niet meer compatibel is met nieuwe, gewenste functionaliteit. Zeg maar de klassieke auto heeft geen autogordels, abs, traction control, hoofdsteunen, te veel roet, enz.
Organisaties stellen de upgrade zo lang mogelijk uit omdat de aangebrachte wijzigingen en de afhankelijkheden van andere functies en systemen problemen kunnen opleveren bij een vervangingstraject.
Kosten van e-mail per gebruiker
De kosten van e-mail worden opgebouwd door:
- Licentiekosten
- Aanvullende kosten voor licenties zoals antivirus, antispam, antiphishing
- Hardwarekosten
- Connectiekosten (verbinging met netwerk)
- Housing (vloeroppervlak, koeling, stroom)
- Beheer (keep it running)
- Training
- Veranderingen
Bovenstaande kosten kunnen worden uitgesplits in een centraal deel en een gebruikersdeel (desktop)
Benchmark e-mail
Functioneel uitgangspunt:
- een omgeving met 1000 gebruikers
- Max 2 Gbyte per gebruiker (totaal 2 terrabyte opslag)
- Web client (toegang via een browser) / geen desktop client installatie
- Groupware (agenda, scheduling, taakmanagement)
- Antivirus
- Antispam
- Antiphishing
- Beheer: 0.5 FTE (all in kosten 70.000 euro FTE)
Kosten per user per maand
- 1 euro voor licenties
- 1 euro hardware
- 1 euro housing en connectiekosten
- 3,50 beheer per maand (incl. eenvoudige wijzgingen)
- 1 euro (diversen zoals monitoring, kennis, )
- 2,5 euro (training en ondersteuning)
Totaal 10,00 euro per maand. 70% van de kosten gaan hierbij op aan beheer. Dit lijkt veel maar e-mail is een productieviteits gereedschap voor een gebruiker. Hierbij kan het vergelijk worden gemaakt met een telefoonabonnement. Eenmalige aanschaf daarna vaste kosten per maand. Bij hoger gebruik hogere kosten. De kosten van 10 euro per maand vallen dus meem indien wordt gekeken naar de functionaliteit.
Welke opties heef u?
Globaal heeft u twee opties: zelf doen of uitbesteden (hosted of managed service)
Beslispunten zijn:
- Kosten
- Beveiliging (kan ik de dienst wel uitbesteden?)
- Vertrouwlijkheid van informatie
- Integratie met eigen systemen
